Largement répandue sur Internet, la lettre d’information, également appelée « newsletter » ou « newslettre », est l’un des outils de communication les plus efficaces pour promouvoir un site Web et rester en contact avec ses clients.

Qu’il s’agisse de mettre en avant une campagne de promotion, d’annoncer la sortie d’un nouveau produit ou encore de promouvoir l’image de marque de votre entreprise, il est primordial de respecter certaines règles essentielles au bon déroulement de votre campagne.

Concevoir la lettre d’information

Avant tout, intéressons nous aux questions qu’il faut se poser avant d’entreprendre la mise en place d’une lettre d’information.

Pourquoi ?

Pour commencer, il faut définir les objectifs de votre lettre d’information. Générer du trafic supplémentaire sur votre site Web ? susciter de nouveaux achats dans votre boutique en ligne ? promouvoir l’image de marque de votre entreprise ?

La démarche à adopter n’est pas la même pour tous les cas de figures.

Pour qui ?

La lettre d’information étant la plupart du temps liée à un site Web, les destinataires de la lettre sont généralement des utilisateurs du site. Cependant, tous les utilisateurs ne s’inscriront pas systématiquement à la lettre, et il est donc important de bien définir le profil des utilisateurs qui s’y inscrivent.

Par ailleurs, il est possible de cibler l’inscription à la lettre d’information en ne faisant apparaître le formulaire d’inscription qu’à certains endroits du site. En procédant ainsi vous pourrez alors contrôler de manière précise les destinataires de votre lettre.

Quoi ?

Une fois les objectifs et les cibles définis, il est tant de s’interroger sur le contenu qui va figurer dans votre lettre. En règle générale, les utilisateurs n’acceptent pas de devoir fournir un effort important de lecture. Il est donc préférable de limiter le contenu en se concentrant sur les informations importantes, ou alors, en proposant un court résumé suivi d’un lien renvoyant vers le site Internet.

Une lettre d’information doit présenter des informations importantes et non superflues. Cela signifie que la lettre doit être utile pour le lecteur et l’intéresser au moment où il la reçoit. Si un lecteur ne ressent plus l’utilité de recevoir votre lettre d’information, il aura vite fait de se désinscrire ou pire, de bloquer l’adresse d’émission de la lettre.

Quand ?

Au même titre qu’un journal ou qu’un magazine, la lettre d’information est périodique. La fréquence d’envoie dépend de vos besoins mais aussi de votre budget et de votre capacité à fournir de nouveau contenu à chaque envoie. Une lettre d’information hebdomadaire sollicitera d’avantage les utilisateurs qu’une lettre mensuelle, mais demandera beaucoup plus de ressources.

Il est important de ne pas trop solliciter l’utilisateur. Une lettre mensuelle complète et bien conçue sera beaucoup plus efficace qu’une lettre quotidienne mais superflue.

Comment ?

Pour finir, il est impératif de bien définir la manière dont vous allez assurer l’envoie de votre lettre d’information. Si elle n’est destinée qu’à quelques dizaines d’utilisateurs, un simple client de messagerie suffira. Cependant, dès qu’il s’agit d’envoyer plusieurs milliers de lettres, il est indispensable d’opter pour des solutions professionnelles disposants des outils et des serveurs adaptés à ce genre de besoins.

La qualité de la réalisation technique

Bien plus que pour un site Web, la qualité de la réalisation technique de votre lettre d’information déterminera son impact. Mal réalisée, une lettre d’information sera tout simplement illisible pour les utilisateurs. Pour éviter ce genre de problèmes et garantir une lisibilité maximum, il est important de prendre en compte toutes les contraintes liées à ce support :

• Facilité d’inscription : l’utilisateur doit pouvoir s’inscrire facilement et rapidement. Une simple adresse mail suffit pour s’inscrire.
• Facilité d’utilisation : il est important de prendre en compte la multitude de plateformes et de clients de messagerie existants pour que la lettre puisse être lue par le plus grand nombre. Par ailleurs, il est important de noter que par défaut, la grande majorité des clients de messagerie n’affiche pas les images contenues dans les mails. Il est donc recommandé de limiter au maximum l’utilisation des images, et de ne jamais les utiliser pour des contenus importants. Vous pouvez également proposer un lien vers une version Web de votre lettre d’information pour que les utilisateurs qui le souhaitent puissent la consulter dans leur navigateur.
• Liberté : l’utilisateur doit être libre de se désinscrire quand il le souhaite. Un lien lui offrant cette possibilité doit être présent dans chaque lettre d’information.
• Limiter le poids du fichier : veillez à limiter au maximum le poids du fichier que vous allez envoyer. Les images doivent être situées à l’extérieur du mail sur un serveur distant. Ainsi vous limiterez les ressources nécessaires pour l’envoie de votre lettre, et les utilisateurs pourront la télécharger plus rapidement.
• Formatage correct : Assurez-vous de formater correctement votre HTML et vos CSS. En laissant une balise ouverte ou en ne respectant pas les normes de formatage votre lettre pourrait se voir classée comme étant du spam. Par ailleurs, il est préférable d’envoyer la lettre d’information au format texte brut en plus du format HTML. Ainsi, le contenu de votre lettre restera lisible via les clients de messagerie ne supportant pas le HTML.

Pour vous assurer du bon fonctionnement de votre lettre d’information, effectuez une série de tests avant de valider l’envoi définitif de la campagne. Une fois envoyée, il sera trop tard pour apporter des modifications à votre lettre.